10 solutions collaboratives pour optimiser la performance de vos équipes

Le Cloud collaboratif attire aujourd’hui de nombreuses entreprises qui optent pour des solutions collaboratives hébergées en mode SaaS ou « on-premise ». L’adoption de ces deux approches varie selon les besoins et prérequis des utilisateurs. Les solutions en mode SaaS permettent entre autres, l’interopérabilité des systèmes de gestion et d’exploitation, un accès à la solution en quelques clics ou un système de facturation intégré et automatique. Il est donc maintenant possible de traiter, modifier et partager des informations en temps réel grâce à des solutions ouvertes à tous les membres d’une entreprise.

Les solutions « on-premise » présentent des avantages liés à l’exploitation de la solution en interne, à la sécurité des données, à leur proximité avec les utilisateurs ou encore à leur indépendance vis-à-vis d’un hébergeur qui ne serait pas présent sur le territoire national de l’entreprise cliente.

Office 365, conçu dans différentes versions destinées aux particuliers et aux entreprises, est composé dans sa version Business d’une série d’applications collaboratives dédiées à optimiser la productivité des équipes. Outre les services de messagerie email professionnelle (et instantanée), la prise de note en direct depuis une webconférence ou l’espace de stockage/partage de fichiers via One Drive, Office 365 présente le gros avantage de pouvoir louer les outils disponibles dans la suite Microsoft Office comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher ou encore OneNote. Ainsi, vous bénéficiez de toutes les évolutions et dernières mises à jours des applications. De quoi maintenir constamment à jour vos outils bureautiques et en finir avec les problèmes de compatibilités si vous ne possédez pas les dernières versions sorties.

L’inconvénient principal, pour un plan Office 365 Business, réside dans le délai de prise en charge par le support Microsoft lors d’un incident. Il existe en effet 3 niveaux différents.

Autre inconvénient si votre société réside en France, vos données seront hébergées en Irlande. La proximité avec des données potentiellement stratégiques sera donc limitée. Il faudra également tabler sur un accès Internet conséquent et sans interruption pour l’utilisation de services de vidéoconférence et d’audioconférence HD.

Dans le secteur des solutions collaboratives, il existe bien sûr Google Apps for Work (rebaptisé G Suite). Cette solution offre des fonctionnalités qui prennent en compte de nombreux axes de communications pour une équipe projet :

Autre point fort de Google Apps : son interopérabilité avec d’autres logiciels à des coûts attractifs.

Cependant, exploiter ses données au travers des solutions collaboratives Google, c’est accepter qu’elles soient potentiellement exploitées par ailleurs, car étant obligatoirement hébergées sur le territoire américain. Le Patriot Act et le programme PRISM illustrent le fait que nos données puissent être analysées par les autorités américaines et sans accord préalable. Les pratiques d’espionnage de la NSA révélées par l’affaire E.Snowden en sont le meilleur exemple.

Autre point négatif, la configuration et l’adaptation de la plateforme restent limitées puisque que Google n’offre pratiquement aucune approche personnalisée au client. Enfin, comme pour Office 365, le contact avec le service support en cas d’incident ne sera pas des plus simples.

Une solution collaborative valorisée à 2,8 milliards de dollars 1 an après son lancement. Tout est dit. Simple, gratuite et ergonomique, Slack réinvente le travail collaboratif en incorporant une couche 2.0 rendant son utilisation ludique, simple et agréable. Pouvant être utilisée également comme logiciel de gestion de projet, Slack fournit les services classiques de la solution collaborative et va un plus loin en permettant le paramétrage de « Channel » de discussions thématiques très utiles pour les travaux en mode projet, l’édition de billet directement dans l’interface (à la manière d’un CMS), etc. L’une des forces de Slack, outre une expérience utilisateur impeccable, est sa capacité à intégrer une multitude d’applications au dashboard principal du groupe d’utilisateurs. Les connecteurs DropBox, Giphy, GitHub, Google Drive, IFTTT, MailChimp, Trello, Twitter, Yo et bien d’autres vont permettre d’ouvrir les fonctionnalités de Slack afin d’en faire un outil référent pour la collaboration au sein de votre organisation.

Mais comme tout outil, Slack présente quelques imperfections. La modification d’un billet ne peut être faite que par son auteur, il est donc impossible de travailler à plusieurs sur un même texte.

Il ne sera pas possible de visualiser directement dans l’interface un fichier PDF ou un document Word comme pourrait le proposer Google Drive par exemple ou effectuer plus de 5 intégrations d’applications avec le plan gratuit proposé initialement. Mais finalement, est-ce bien grave ?

Microsoft est clairement reconnu comme un éditeur de référence dans le monde des solutions collaboratives dédiées aux entreprises. Composées du service de messagerie instantanée Skype Entreprise (anciennement Lync), de la plateforme SharePoint dédiée aux Intranets, Extranets, sites web ou de la messagerie email Exchange, Microsoft dispose d’une véritable expérience lorsqu’il s’agit de fournir des outils collaboratifs s’intégrant idéalement dans l’environnement informatique d’une PME et d’un grand groupe.

D’ailleurs, de nombreuses entreprises ont fait le choix d’intégrer ces solutions collaboratives à la base de leurs propres offres. Ainsi, des sociétés fournissent aujourd’hui des services additionnels et complémentaires à ce type de solution : prestations de développement personnalisé, support technique avec des temps disponibilités modulables jusqu’à 24h/7j, accompagnement à l’adoption des nouveaux usages collaboratifs ou formations.

L’unification des différentes solutions collaboratives, selon qu’elles soient hébergées en mode cloud ou « on-premise », peut s’avérer complexe et nécessiter un accompagnement spécifique pour y parvenir. D’où la volonté de Microsoft, en partie, d’accentuer fortement sa communication et d’orienter les utilisateurs vers Office 365 et sa suite collaborative.

Mis à part un prix parfois plus élevé que d’autres solutions collaboratives concurrentes, pouvant aussi s’expliquer chez certains fournisseurs par des services complémentaires apportés aux solutions de base, les outils collaboratifs Microsoft bénéficient toujours d’une forte renommée et sont largement adoptés auprès de nombreuses PME, grands groupes et établissements publics.

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Stimuler la collaboration entre équipes, favoriser l’interaction dans un groupe et ne pas se concentrer exclusivement sur le partage de contenus ; c’est le parti pris par Yammer pour son RSE. Gratuit via sa formule freemium, la transmission des fichiers et des données se fait rapidement pour gérer au mieux les projets et permettre une prise de décision rapide. Considéré comme un véritable réseau social privé parmi les solutions collaboratives, il permet de partager ses connaissances, son savoir-faire et d’interagir avec ses collaborateurs au travers d’interactions type de « likes », commentaires ou partage. Autre avantage : le stockage de tous types de fichiers (Word, PowerPoint, PDF, etc.)

Toutefois, la version freemium est davantage vue comme une plateforme de blog. Pour avoir accès à un outil collaboratif et à des fonctionnalités avancées plus intéressantes, il est nécessaire de s’abonner à la version payante. De plus, l’archive des commentaires sur un sujet donné ne peut être faite sans l’utilisation d’un hashtag commun à tous les collaborateurs.

Avant tout un service de messagerie collaborative, Zimbra est une solution open source qui a la particularité d’être compatible avec toutes les plateformes collaboratives d’entreprise. Fortement appréciée des utilisateurs pour son ergonomie, son prix est aussi un atout attractif, pouvant être jusqu’à 50% moins cher par rapport aux autres solutions collaboratives comme celles d’IBM par exemple. La force de Zimbra réside également dans sa performance. En plus du fait qu’elle soit accessible depuis tous types de terminaux, elle ne nécessite que très peu de maintenance. En effet des mises à jour automatiques sont faites régulièrement et l’administration reste très simple d’utilisation.

Les principaux inconvénients qui lui sont reprochés sont de ne pas avoir de mode hors ligne et un moteur de recherche qui se révèle moins efficace que sous Thunderbird.

L’une des solutions collaboratives de la gestion d’entreprise made in France. Intra’know est un logiciel en mode SaaS, qui permet d’effectuer un travail collaboratif en toute assurance en proposant des modules adaptés en fonction des besoins de l’entreprise. De la gestion de projet à la gestion des processus en passant par le management des connaissances, de nombreux outils collaboratifs sont mis à disposition des utilisateurs.

Pour pouvoir bénéficier pleinement des fonctionnalités offertes, il faudra avoir une maîtrise préalable du champ fonctionnel du module utilisé.

Développé par des français, Wimi est un outil en ligne payant orienté gestion de projet, destiné également au partage et au stockage d’informations. Wimi embarque les fonctionnalités de base présentes dans la plupart des solutions collaboratives du marché (gestion des projets, du calendrier, des tâches et de la messagerie instantanée). Considéré comme une alternative professionnelle à Dropbox avec le Wimi Disk, il permet la centralisation des données en mode SaaS et offre à ses utilisateurs une plateforme connectable à diverses applications externes comme Google Drive, Google Apps, Evernote, DropBox, Box ou Skype. D’autres fonctionnalités annexes sont également appréciées comme les alertes en temps réel d’un changement sur un projet, qui font de Wimi une solution dynamique.

Les inconvénients de Wimi ne sont pas encore clairement identifiés, toutefois il semblerait que la solution ne se destine pas encore complètement aux grandes entreprises de par les fonctionnalités proposées.

Pour la réussite de vos projets en mode collaboratif, Earliz peut être le logiciel de gestion à adopter. Muni d’un tableau de bord, il permet de suivre l’avancée de ses projets. Principalement dédié aux entreprises du mid-market, Earliz répond à leurs besoins tout en leur permettant un gain de productivité grâce à des fonctionnalités telles qu’un diagramme de Gantt, des outils pour gérer des projets en mode Agile, des rapports de suivi avancé et de gestion de tâches (temps consommé, charge des équipes, etc.), qui viennent s’ajouter dans la version payante.

La version freemium, limitée à 3 utilisateurs, ne donne pas accès au Gantt dynamique ou à la gestion avancée du planning des équipes et offre seulement 2Go de stockage pour l’ensemble des utilisateurs.

En partenariat avec Evernote et intégré directement dans Slack, Azendoo l’application web française Bordelaise disponible dans près de 160 pays et revendiquant 300 000 utilisateurs, connaît un vrai succès. Grâce à des fonctionnalités qui reprennent ceux des outils de partage en ligne, Azendoo apporte de nouvelles options dans le domaine des applications de gestion de tâche. Il est possible par exemple de transformer un email de sa boîte directement en une tâche ou de demander l’avis de ses collaborateurs sur un projet par un système d’approbation. Rapidité et efficacité sont ainsi les principaux mots d’ordre d’Azendoo. Disponible en version gratuite, sa version payante est accessible dès 5€/mois sur un engagement de 12 mois.

Selon les utilisateurs de la solution, Azendoo nécessiterait un certain temps d’adaptation avant une prise en main optimale.

Acollab est une plateforme collaborative française qui répond aux besoins d’équipes de travail. Celles-ci communiquent et retrouvent les informations d’un projet beaucoup plus facilement, grâce à une plateforme qui centralise tous leurs outils de travail : un logiciel de GED, un outil de gestion de projet, un outil de suivi des temps et des dépenses, un agenda partagé, un wiki collaboratif et des outils de communication (chat, forum, messagerie). Chaque équipe, composée de collaborateurs, de clients et de prestataires externes, travaillent de façon collaborative au sein d’un même espace de travail. Acollab fluidifie leurs échanges au quotidien. Chaque utilisateur dispose d’1 Go de stockage. De plus, les données sont hébergées en France.

Malgré un mois d’essai gratuit, la plateforme reste payante : à partir de 5€/utilisateur/mois.