Ou comment faciliter la transmission des connaissances et l’information des collaborateurs.

Toute organisation génère une quantité importante d’informations, de ressources, de services, mis à disposition des collaborateurs par des outils multiples. Cette information est censée simplifier le quotidien,accélérer l’action à bon escient, décloisonner les silos et améliorer la gouvernance. Mais avec son volume, avec la capacité d’y accéder par plusieurs voies, ces informations partagées génèrent des effets pervers : lenteur de recherche du bon document au bon moment, partage de documents obsolètes par email, situations confuses, perte de temps et de qualité.

Avec près de 500 collaborateurs, près de 30 agences, des pôles d’expertises collaborant avec les directions métiers, Adista n’a pas échappé à cette situation. L’Opérateur de Services Hébergés s’appuyait depuis des années sur un portail documentaire et sur des outils SaaS destinés à stocker l’information ou aider au quotidien dans l’entreprise. Le développement des services procurés aux salariés comme l’utilisation croissante de services de partage de fichiers a nécessité une réflexion sur le développement d’un point d’entrée unique à l’information.

Les objectifs principaux de ce développement ont été d’améliorer la mise à disposition des connaissances, la correcte utilisation des documents adressés aux tiers, la facilité d’intégration des nouveaux arrivants, tout en stimulant la mise à disposition des savoirs. En évitant la déstructuration, la complexité d’accès, l’information doit redevenir une richesse de l’entreprise, pour favoriser la transmission des savoirs et des processus et réduire très sensiblement les sources d’erreurs dans son patrimoine informationnel.

Pour ce point d’entrée unique à l’information et à la communication, le choix s’est porté sur un développement autour de SharePoint Online, un choix évident dans un Système d’Information Adista basé notamment sur des outils comme Teams, Direct Routing et Skype.Baptisé Agora, ce développement donne accès à toutes les ressources et à la communication mises à disposition des collaborateurs, avec une approche personnalisée par métier, dans une vision très Modern Workplace.

Quand nous avons démarré nos réflexions, il y a plusieurs mois déjà, sur notre future GED opérationnelle, très vite le choix de la faire porter par SharePoint Online s’est révélé comme une évidence : intégration à notre solution Teams existante en particulier et O365 en général, migrations à réaliser depuis notre ancien portail SharePoint, gestion des droits et connexion à notre AD ou Azure Active Directory, compétences internes Adista autour des solutions Microsoft, accès en mobilité.

Philippe De Guis, Directeur de l’Organisation et du Système d’Information.

Comme pour tout portail documentaire, la mise à jour de l’outil ou la dynamisation de son contenu nécessitent d’être pris en compte en amont. Responsable de la Gestion des Connaissances et de la Documentation Avant-Vente, Christopher Billaud assume un rôle transverse indispensable à la réussite du projet Agora : 

En plus d’être parfaitement aligné avec la stratégie de l’entreprise, notre nouveau portail documentaire dispose de fonctionnalités de Gestion Electronique de Documents avancées, telles que la recherche full text ou la possibilité de créer des flux de travail automatisés répondant à nos normes Qualité. Le savoir est capté, classé, mémorisé, actualisé. Nos collaborateurs peuvent ainsi utiliser les documents présents sur le portail sans se poser la question de leur fraîcheur. Les nombreuses fonctionnalités de SharePoint et Office 365 nous permettent d’améliorer la collaboration, l’interactivité, la formation, et l’efficacité de nos collaborateurs, pour une expérience utilisateur sans coutures. »

Une particularité d’Agora est d’associer communication, collaboration et portail documentaire. Les contenus liés à la communication interne de l’entreprise ont été transférés dans Agora. Désormais Agora est alimenté en partie par le département communication, pour être dynamisé par les actualités de l’entreprise ou les messages de la gouvernance. Agora est devenu le point d’accès unique à l’information, avec un rappel des sujets importants par une newsletter arrivant tous les lundis matin en email. 

Intégrée dans la vision Modern Workplace de l’Opérateur de Services Hébergés, cette expertise pointue a vocation à être commercialisée, en intégrant à la fois les prestations d’audit et d’accompagnement, de développement d’un environnement complet de travail, intégrant portail documentaire, téléphonie, travail par équipes et communication. Microsoft Teams, Office 365, SharePoint s’associent idéalement dans cet objectif avec les compétences des équipes avant-vente et développement d’Adista.

Faciliter l’organisation sans complexifier le quotidien, cette réalisation s’inscrit parfaitement dans la stratégie globale d’Adista. 

Cette application a été développée par la Digital Factory d’Adista. Disponible sous iOS et Android, elle permet de signaler anonymement tout acte de ce type, qu’on soit témoin ou victime, que cet acte ait lieu sur l’internet, sur la voie publique, au travail, ou à domicile.

Cette plateforme mobile répond à des besoins multiples. Elle doit permettre une meilleure connaissance de la réalité statistique de ces faits de violence, pour beaucoup actuellement non signalés par les victimes. Avec des faits caractérisés, datés, localisés géographiquement, l’application va permettre un meilleur accompagnement de la victime, qui sera dirigée vers les interlocuteurs appropriés.

Les données saisies vont également permettre d’alimenter une cartographie précise de ces violences, apte à faciliter le travail des pouvoirs publics, et à générer une étude sociologique par un comité scientifique.

Le développement rapide de l’application FLAG!  a été permis par la capacité de la Digital Factory à se positionner en interlocuteur unique, capable d’intervenir sur les sujets UX, créativité, développement, intégration, ingénierie de projets.

 « Nous sommes très heureux de contribuer par le digital à la lutte contre les discriminations et les violences. Cette réalisation s’inscrit en illustration des valeurs historiques d’Adista, bienveillance et proximité, qui ont favorisé une réponse à toutes les attentes de l’association FLAG!,  jusqu’à l’urgence requise par la période extraordinaire que nous vivons. » Fabien Soler, Directeur de la Digital Factory Adista

Cette application mobile bénéfice du parrainage de Marlène Schiappa, Secrétaire d’Etat chargée de l’Egalité entre les femmes et les hommes et de la lutte contre les discriminations.

« Je suis très heureuse de soutenir et de marrainer l’application de FLAG!, dont je salue l’engagement pour mieux protéger les personnes LGBT+. Permettre aux victimes de violences conjugales de trouver de l’aide est essentiel, particulièrement en cette période, et ces violences n’épargnent pas les couples LGBT+. Nous travaillons avec FLAG! pour ne rien laisser passer. » Marlène Schiappa.

La Digital Factory d’Adista réunit tous les talents nécessaires pour opérer la transition numérique des entreprises, petites moyennes ou grandes. Présence web, stratégie digitale, développement applicatif, webmarketing, intégration des plateformes mobiles, Big Data, hébergement web, l’Adista Digital Factory intègre la performance digitale dans les processus d’entreprise comme dans leur chaîne de valeur.